HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MỀM HDDT TCV-INVOICE

1. Giao diện và Menu chương trình.

1.1. Đăng nhập và đăng xuất

1.1.1. Đăng nhập hệ thống:

- Bước 1: Truy cập vào link: http:// login.tincayviet.vn

Bước 2:  Người dùng điền Tài khoản/ Mật khẩu/ Tích vào Mã CAPCHA => Nhấn Đăng nhập để hoàn tất. Sau khi đăng nhập thành công trên màn hình thể hiện tên NSD góc trên, bên phải màn hình.

1.1.2. Đăng xuất

Để đăng xuất khỏi hệ thống người dùng click trên menu “Tên NSD” góc trên bên phải của màn hình và chọn Đăng xuất

1.1.3. Đổi mật khẩu

   Để đổi mật khẩu: người dung click trên menu “Tên NSD” góc trên bên phải của màn hình và chọn Đổi mật khẩu

Khi màn hình đổi mật khẩu hiển thị: người dùng  Mật khẩu mới, Xác nhận mật khẩu mới sau đó bấm Lưu.

1.1.4. Quên mật khẩu

            Khi đăng nhập, NSD không nhớ mật khẩu, NSD kích vào Quên mật khẩu?

Màn hình xuất hiện sau:

            Nhập địa chỉ email: Địa chỉ email là địa chỉ khi khách hàng đăng ký với nhà cung cấp HĐĐT.

            Chọn Lấy mật khẩu, sau đó làm theo hướng dẫn của chương trình.

2. Giới thiệu chung màn hình giao diện chương trình

Sau khi đăng nhập chạy chương trình màn hình Tổ chức nhân sự như hình dưới.

Màn hình được bố trí các 4 chức năng ngang và 5 chức năng dọc, giữa màn hình được bố Số hóa đã đăng ký, số hóa đơn đã sử dụng, số hóa đơn chưa sử dụng …

Phần mềm Tcv-Invoice  bao gồm các chức năng sau:

Chức năng Menu:

• Trang chủ
• Hệ thống
• Đăng ký phát hành
• Danh mục
• Quản lý hóa đơn
• Quản trị
• Báo cáo
• Hỗ trợ

Trước khi sử dụng Hóa đơn điện tử, tổ chức Đăng ký mẫu, Quyết định phát hành, Thông báo phát hành hóa đơn điện tử gửi cơ quan thuế quản lý trực tiếp.

3. Đăng ký phát hành

3.1. Đăng ký mẫu

- Bước 1: Kích chuột vào Đăng ký phát hành chọn  Đăng ký mẫu. Chọn Tạo mới để thêm mới Đăng ký mẫu Hóa đơn điện tử.

- Bước 2: Nhập các thông tin tương ứng.

• Yêu cầu bắt buộc nhập.

• Loại hóa đơn
• Mẫu hóa đơn chuẩn
• Mẫu hóa đơn số

Kích chọn Lưu để đăng ký mẫu đã chọn, sau khi chọn “Lưu” hệ thống sẽ quay về màn hình Đăng ký mẫu. Mẫu số vừa đăng ký sẽ được hiển thị trong danh sách ở Điều 2 của Quyết đinh phát hành hóa đơn.

• Kích Hủy để thoát khỏi màn hình đăng ký mẫu và quay về màn hình Đăng ký mẫu.

3.2. Quyết định phát hành Hóa đơn điện tử

• Doanh nghiệp trước khi khởi tạo hoá đơn điện tử phải ra quyết định áp dụng hoá đơn điện tử gửi cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp.
• Mục đích: Quản lý danh sách Quyết định áp dụng hóa đơn điện tử (viết tắt là HĐĐT). Cho phép người dùng thực hiện Tìm kiếm/ Xem/ Thêm/ Sửa/ Xóa/ In quyết định/ Gửi quyết định áp dụng HĐĐT. 3.3. Lập Quyết định phát hành hóa đơn điện tử

• Tạo mới hoặc thêm Quyết định áp dụng HĐĐT theo các bước sau:

  - Bước 1: Kích chuột vào Đăng ký phát hành chọn Quyết định phát hành. Chọn Tạo mới để thêm mới Quyết định phát hành Hóa đơn điện tử.

  

   

  

  

   

  - Bước 2: Nhập các thông tin tương ứng.

• Yêu cầu bắt buộc nhập.
• Tên đơn vị chủ quản
• Số quyết định
• Người đề nghị
• Chọn mẫu hóa đơn
• Đăng ký mẫu các loại hóa đơn sẽ sử dụng.
• Kích chuột vào “Tạo mới” bên tay phải phần Điều 2

• 

   

  Màn hình đăng ký mẫu các loại hóa đơn phát hành sẽ được hiển thị

  

   

• Kích chọn Lưu để đăng ký mẫu số đã chọn, sau khi chọn “Lưu” hệ thống sẽ quay về màn hình Thêm mới Quyết định. Mẫu số vừa đăng ký sẽ được hiển thị trong danh sách ở Điều 2.
• Kích Hủy để thoát khỏi màn hình đăng ký mẫu và quay về màn hình Thêm mới Quyết định.
•  Sửa thông tin đăng ký mẫu hóa đơn.
• Chọn 1 mẫu trong danh sách đăng ký mẫu tại Điều 2, chọn  trên dòng tương ứng để thực hiện sửa thông tin đăng ký mẫu hóa đơn.

• 

• NSD có thể sửa tất cả các thông tin của mẫu đăng ký.

• 

  Chọn Lưu để lưu lại các sửa đổi, hoặc Hủy để trở về màn hình thêm mới Quyết định.

• Xóa đăng ký mẫu hóa đơn.
• Chọn 1 mẫu trên danh sách mẫu đã đăng ký trong Điều 2.
• Kích chuột vào  trên dòng tương ứng để xóa đăng ký mẫu hóa đơn.
• Trong hộp thoại bật ra, chọn “Xóa” để xóa đăng ký mẫu, chọn “Đóng” để quay về màn hình thêm mới Quyết định.
• 

•  

  - Bước 3: Kích chọn Lưu để thêm mới Quyết định phát hành với các thông tin như đã nhập. Kích chọn Hủy để trở về trang Quyết định phát hành hóa đơn điện tử.

  3.3. Sửa thông tin Quyết định phát hành

  Chú ý: Chỉ được sửa thông tin của các quyết định mới tạo hoặc đã gửi cơ quan thuế nhưng chưa được chấp nhận.

  - Bước 1: Chọn 1 Quyết định phát hành trên danh sách ở trang Quyết định phát hành hóa đơn điện tử

• • Kích chuột vào  trên dòng tương ứng. Màn hình Sửa thông tin Quyết định phát hành sẽ hiển thị.

• 

  

   

  - Bước 2: NSD có thể sửa tất cả các thông tin về Quyết định phát hành trong hệ thống.

• Đăng ký mẫu các loại hóa đơn sẽ sử dụng (Chi tiết như Đăng ký mẫu các loại hóa đơn ở phần thêm mới Quyết định)
• Sửa thông tin đăng ký mẫu hóa đơn (Chi tiết như Sửa thông tin đăng ký mẫu hóa đơn ở phần thêm mới Quyết định)
• Xóa đăng ký mẫu hóa đơn (Chi tiết như Xóa đăng ký mẫu hóa đơn ở phần thêm mới Quyết định)

• - Bước 3: Lưu sửa đổi

• Kích chọn Lưu để lưu lại các thông tin của Quyết định phát hành đã được sửa đổi.
• Kích chọn “Hủy” để trở về trang Quyết định phát hành hóa đơn

• 3.4. Xóa Quyết định phát hành

  Chú ý: Chỉ được xóa các quyết định mới tạo hoặc đã gửi cơ quan thuế nhưng chưa được chấp nhận.

  - Bước 1: Chọn 1 Quyết định phát hành trên danh sách ở trang Quyết định phát hành hóa đơn. Kích chuột vào trên dòng tương ứng. Khi đó hệ thống sẽ hiển thị cửa sổ yêu cầu NSD xác nhận việc xóa quyết định phát hành.

  - Bước 2:

• Nhấn nút Xóa nếu thực sự muốn xóa Quyết định phát hành này.
• Nhấn nút Hủy để bỏ qua việc xóa Quyết định phát hành và quay lại trang “Quyết định phát hành hóa đơn”.
• Nếu xóa thành công thì Quyết định phát hành đó sẽ bị xóa khỏi hệ thống. Hệ thống đưa ra thông báo “Xóa thành công.”
• Nếu gặp lỗi trong quá trình xóa hệ thống sẽ đưa ra thông báo “Xóa không thành công”.

• 3.5. Xem thông tin chi tiết Quyết định phát hành

  - Chọn 1 Quyết định phát hành trên danh sách ở trang Quyết định phát hành hóa đơn. Kích chuột vào  ở dòng tương ứng. Màn hình xem thông tin chi tiết Quyết định phát hành sẽ hiển thị

  3.6. Chuyển trạng thái cho Quyết định phát hành

  - Chức năng này sẽ thực hiện chuyển trạng thái cho Quyết định mới lập thành Quyết định đã gửi sau khi Quyết định này được gửi cho cơ quan thuế.

  - Bước 1: Chọn 1 Quyết định phát hành trên danh sách ở trang Quyết định phát hành hóa đơn. Kích chuột vào ở dòng tương ứng. Màn hình Xem thông tin chi tiết Quyết định phát hành sẽ hiển thị.

  - Bước 2: Kích chọn Quyết định đã gửi nếu Quyết định này đã được gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp.

  3.7. Chấp nhận Quyết định phát hành

  - Bước 1: Chọn 1 Quyết định phát hành trên danh sách ở trang Quyết định phát hành hóa đơn. Kích chuột vào  ở dòng tương ứng. Màn hình Xem thông tin chi tiết Quyết định phát hành sẽ hiển thị.

  - Bước 2: kích chọn “Chấp nhận quyết định” nếu Quyết định này gửi đến cơ quan thuế và đã được chấp nhận.

  

   

  3.8. In Quyết định phát hành

  - Bước 1: Chọn 1 Quyết định phát hành trên danh sách ở trang Quyết định phát hành hóa đơn. Kích chuột vào ở dòng tương ứng. Màn hình Xem thông tin chi tiết Quyết định phát hành sẽ hiển thị.

  - Bước 2: kích chọn In quyết định. Hộp thoại in sẽ xuất hiện.

   

  

   

  3.9. Tìm kiếm Quyết định áp dụng hóa đơn điện tử

  - Bước 1: Từ màn hình giao diện hệ thống kích chọn Đăng ký phát hành ->Quyết định phát hành. Màn hình Quyết định phát hành hóa đơn sẽ được hiển thị như sau.

  

  -  Bước 2: Quyết định áp dụng HĐĐT có 3 trạng thái:

• Quyết định Tất cả
• Quyết định mới lập
• Quyết định đã Duyệt

• - Chọn trạng thái Quyết định cần tìm kiếm. Sau đó kích chọn “Tìm kiếm”.

• Dữ liệu thỏa mãn điều kiện tìm kiếm sẽ được hiển thị ở danh sách phía dưới.
• Nếu không tồn tại dữ liệu tìm kiếm thì không có kết quả nào hiển thị trên danh sách.

• - Phân trang:

• Mỗi trang sẽ hiển thị 10 Quyết định phát hành.
• Kích chuột vào số trang ở phía dưới để nhảy đến trang mong muốn (Ví dụ: kích chuột vào số 2 để nhảy đến trang 2).
• Kích chuột vào nút  để đến trang liền sau của trang hiện tại.
• Kích chuột vào nút  để đến trang liền trước của trang hiện tại.

•  

• Thông báo phát hành Hóa đơn điện tử
• Mục đích: Quản lý danh sách các thông báo phát hành HĐĐT. Cho phép người dùng thực hiện Tìm kiếm/ Xem/Thêm/ Sửa/ Xóa/ Gửi thông báo/ In thông báo phát hành HĐĐT. Ngoài ra còn cho phép NSD chuyển trạng thái cho thông báo phát hành đã gửi CQT và chuyển trạng thái cho thông báo phát hành đã được CQT chấp nhận.

• 4.1. Tìm kiếm thông báo phát hành HĐĐT

  - Bước 1: Từ màn hình giao diện hệ thống kích chọn Đăng ký phát hành ->Thông báo phát hành. Màn hình Thông báo phát hành sẽ được hiển thị.

  

   

  - Bước 2: Thông báo phát hành HĐĐT có 3 trạng thái: Thông báo tất cả, Thông báo mới lập, Thông báo Đã duyệt. Chọn trạng thái thông báo, chọn khoảng thời gian lập thông báo cần tìm kiếm. Sau đó kích chọn “Tìm kiếm”.

• Dữ liệu thỏa mãn điều kiện tìm kiếm sẽ được hiển thị ở danh sách phía dưới.
• Nếu không tồn tại dữ liệu tìm kiếm thì không có kết quả nào hiển thị trên danh sách.
• Phân trang:
• Mỗi trang sẽ hiển thị 10 Thông báo phát hành.
• Kích chuột vào số trang ở phía dưới để nhảy đến trang mong muốn (Ví dụ: kích chuột vào số 2 để nhảy đến trang 2).
• Kích chuột vào nút  để đến trang liền sau của trang hiện tại.
• Kích chuột vào nút  để đến trang liền trước của trang hiện tại.

• 4.2. Thêm Thông báo phát hành HĐĐT

• Bước 1: Kích chuột vào nút Tạo mới ở trang Thông báo phát hành HĐĐT để chuyển sang trang Thêm thông báo phát hành HĐĐT. Màn hình Thêm thông báo phát hành sẽ được hiển thị.

• 

   

  - Bước 2: Nhập các thông tin tương ứng.

• Các thông tin:
• Tên tổ chức khởi tạo hóa đơn (*)
• Mã số thuế (*)
• Địa chỉ trụ sở chính (*)
• Số điện thoại
• Người đại diện (*)
• Chi cục thuế tiếp nhận thông báo (*)
• Thành phố sẽ được hệ thống hiển thị (*)

• Lưu ý:

• Trừ Tên tổ chức khởi tạo hóa đơn và Mã số thuế không được sửa thì các thông tin còn lại người dùng đều có thể sửa.
• Các thông tin có dấu (*) là thông tin bắt buộc nhập
• Thêm loại hóa đơn phát hành:
• Kích chuột vào nút Tạo mới nằm ở bên tay phải phần Các loại hóa đơn phát hành
• Màn hình Đăng ký mẫu hóa đơn phát hành sẽ được hiển thị

• 

• Bắt buộc nhập:
• Ký hiệu
• Tên mẫu
• Số lượng
• Ngày bắt đầu.
• Hệ thống sẽ tự tính số hóa đơn bắt đầu (Từ số).
• NSD nhập vào Ký hiệu của mẫu, chọn Tên mẫu hệ thống sẽ tự tính số hóa đơn bắt đầu (Từ số) sao cho dải số liên tiếp
• Ví dụ: mẫu 01GTKT/001, serial AA/19E đã phát hành từ số 10 đến số 20 thì khi người dùng chọn kí hiệu và serial này hệ thống sẽ tự tính số bắt đầu là 21.
• Nếu người dùng nhập Số lượng hệ thống sẽ tự tính số hóa đơn Đến số. Khi chọn mỗi mẫu số hệ thống sẽ hiển thị loại hóa đơn tương ứng của mẫu số đó. NSD nhập mục đích sử dụng của mỗi mẫu số.
• Nếu người dùng nhập vào Đến số thì hệ thống sẽ tự tính Số lượng, sao cho Số lượng = Đến số - Từ số + 1.
• Ngày bắt đầu sử dụng phải là ngày hiện tại hoặc sau ngày hiện tại.
• Kích chọn Lưu để thêm mới loại hóa đơn phát hành như các thông tin đã nhập. Sau khi kích Lưu NSD sẽ quay về màn hình Thêm mới thông báo phát hành HĐĐT. Loại hóa đơn phát hành vừa thêm sẽ được hiển thị trong danh sách Các loại hóa đơn phát hành.
• Kích chọn Lưu & tạo mới để thêm mới loại hóa đơn phát hành như các thông tin đã nhập và tiếp tục thêm mới loại hóa đơn phát hành khác. Sau khi kích Lưu & tạo mới, loại hóa đơn phát hành vừa thêm sẽ được hiển thị trong danh sách Các loại hóa đơn phát hành. Màn hình Thêm mới các loại hóa đơn phát hành sẽ được xóa các thông tin vừa chọn - nhập để cho NSD thêm mới loại hóa đơn phát hành khác.
• Kích chọn Hủy để thoát khỏi màn hình Đăng ký mẫu hóa đơn phát hành và trở về màn hình Thêm thông báo phát hành HĐĐT.

• - Bước 3: Nhập thông tin

  

   

• Sửa thông tin loại hóa đơn phát hành

• - Chọn 1 loại hóa đơn phát hành trên danh sách tại Các loại hóa đơn phát hành. Kích chuột vào trên dòng tương ứng. Màn hình Sửa thông tin loại hóa đơn phát hành sẽ hiển thị.

  

  Sửa thông tin loại hóa đơn phát hành

• NSD có thể sửa tất cả thông tin của mẫu đăng ký trừ Từ số.
• Bắt buộc nhập: Ký hiệu, Mẫu số, Số lượng, Đến số, Ngày bắt đầu.
• Hệ thống sẽ tự tính số hóa đơn bắt đầu (Từ số).
• NSD nhập vào Ký hiệu của mẫu, chọn Tên mẫu hệ thống sẽ tự tính số hóa đơn bắt đầu (Từ số) sao cho dải số liên tiếp (Ví dụ: mẫu 01GTKT/001, serial AA/12E đã phát hành từ số 10 đến số 20 thì khi người dùng chọn kí hiệu và serial này hệ thống sẽ tự tính số bắt đầu là 21).
• Nếu người dùng nhập Số lượng hệ thống sẽ tự tính số hóa đơn Đến số. Khi chọn mỗi mẫu số hệ thống sẽ hiển thị loại hóa đơn tương ứng của mẫu số đó. NSD nhập mục đích sử dụng của mỗi mẫu số.
• Nếu người dùng nhập vào Đến số thì hệ thống sẽ tự tính Số lượng, sao cho Số lượng = Đến số - Từ số + 1.
• Ngày bắt đầu sử dụng phải là ngày hiện tại hoặc sau ngày hiện tại.
• Kích chọn Lưu để lưu lại các thông tin của loại hóa đơn phát hành đã sửa đổi. Kích chọn Hủy để thoát khỏi màn hình sửa thông tin đăng loại hóa đơn phát hành, trở lại màn hình Thêm mới thông báo phát hành.
• Xóa đăng ký mẫu hóa đơn

• - Bước 1: Chọn 1 loại hóa đơn trên danh sách loại hóa đơn phát. Kích chuột vào  trên dòng tương ứng. Khi đó hệ thống sẽ hiển thị cửa sổ yêu cầu NSD xác nhận việc xóa loại hóa đơn phát hành.

  

  

  - Bước 2: Nhấn nút Xóa nếu thực sự muốn xóa loại hóa đơn phát hành này.

  Nhấn nút Đóng để bỏ qua việc xóa loại hóa đơn phát hành và quay lại trang “Thêm mới thông báo phát hành”

  - Bước 3: Kích chọn Lưu để thêm mới thông báo phát hành với các thông tin như đã nhập.  Kích chọn Hủy để trở về trang Tìm kiếm thông báo phát hành.

  4.3. Sửa thông tin thông báo phát hành

  Chú ý: Chỉ được sửa thông tin của các thông báo phát hành mới tạo hoặc đã gửi cơ quan thuế nhưng chưa được chấp nhận.

  - Bước 1: Chọn 1 thông báo phát hành trên danh sách ở trang Thông báo phát hành. Kích chuột vào trên dòng tương ứng. Màn hình Sửa thông tin thông báo phát hành sẽ hiển thị.

  

   

  - Bước 2: NSD có thể sửa tất cả các thông tin về Thông báo phát hành trừ Tên tổ chức khởi tạo hóa đơn, Mã số thuế.

• Thêm mới loại hóa đơn phát hành (Chi tiết như Thêm mới loại hóa đơn phát hành ở phần Thêm mới thông báo phát hành)
• Sửa thông tin loại hóa đơn phát hành (Chi tiết như Sửa thông tin loại hóa đơn phát hành ở phần Thêm mới thông báo phát hành)
• Xóa loại hóa đơn phát hành (Chi tiết như Xóa loại hóa đơn phát hành ở phần Thêm mới thông báo phát hành)

• - Bước 3: Kích chọn Lưu để lưu lại các thông tin của thông báo phát hành đã được sửa đổi. Kích chọn Hủy để trở về trang Thông báo phát hành.

  4.4. Xóa thông báo phát hành

  Chú ý: Chỉ được xóa các thông báo mới tạo hoặc đã gửi cơ quan thuế nhưng chưa được chấp nhận.

  - Bước 1: Chọn 1 thông báo phát hành trên danh sách ở trang Thông báo phát hành. Kích chuột vào trên dòng tương ứng.Khi đó hệ thống sẽ hiển thị cửa sổ yêu cầu NSD xác nhận việc xóa thông báo phát hành.

  

  - Bước 2:

• Nhấn nút Xóa nếu thực sự muốn xóa thông báo phát hành này.
• Nhất nút Hủy để bỏ qua việc xóa thông báo phát hành và quay lại trang “Thông báo phát hành”

• à Nếu xóa thành công thì thông báo phát hành đó sẽ bị xóa khỏi hệ thống.Hệ thống đưa ra thông báo “Xóa thành công”. Nếu gặp lỗi trong quá trình xóa hệ thống sẽ đưa ra thông báo “Xóa không thành công”.

  4.5. Xem thông tin chi tiết của thông báo phát hành

  - Bước 1: Chọn 1 thông báo phát hành trên danh sách ở trang Thông báo phát hành. Kích chuột vào ở dòng tương ứng. Màn hình Xem thông tin chi tiết thông báo phát hành sẽ hiển thị.

   

  

   

  Màn hình xem chi tiết thông báo phát hành

  4.6. Chấp nhận phát hành

  - Bước 1: Chọn 1 Thông báo phát hành trên danh sách ở trang Thông báo phát hành. Kích chuột vào ở dòng tương ứng. Màn hình Xem thông tin chi tiết thông báo phát hành sẽ hiển thị.

  - Bước 2: kích chọn Quyệt thông báo nếu thông báo này gửi đến cơ quan thuế và đã được chấp nhận.

  4.7. In thông báo phát hành

  - Bước 1: Chọn 1 Thông báo phát hành trên danh sách ở trang Thông báo phát hành. Kích chuột vào ở dòng tương ứng. Màn hình Xem thông tin chi tiết thông báo phát hành sẽ hiển thị.

  - Bước 2: Kích chọn In thông báo.

   

  

  - Bước 3:Tùy chọn các thông tin in. Kích Print để thực hiện in thông báo.Kích chọn Cancel để thoát khỏi hộp thoại in.

   

   

   

• Quản lý Hóa đơn

• - Quản lý hóa đơn của doanh nghiệp. Cho phép người dùng thực hiện

  Tìm kiếm/ Xem/ Thêm/ Sửa/ Xóa/ Phát hành hóa đơn

  5.1. Tìm kiếm hóa đơn

  - Bước 1: Từ màn hình giao diện hệ thống kích chọn menu Quản lý hóa đơn à Quản lý hóa đơn sẽ được hiển thị.

  

  - Bước 2: Nhập và chọn các nội dung cần tìm kiếm vào các trường tương ứng như:

• Mẫu số
• Ký hiệu
• Trạng thái hóa đơn (Hóa đơn có 5 trạng thái: Hóa đơn mới tạo, đã duyệt, chờ xác thực, đã xác thực, đã xóa bỏ )
• Kiểu hóa đơn ( hóa đơn thay thế, hóa đơn bị điều chỉnh…)
• Số hóa đơn
• Ngày tạo hóa đơn (Từ ngày – Đến ngày).

• - Sau đó kích chọn “Tìm kiếm”.

• Dữ liệu thỏa mãn điều kiện tìm kiếm sẽ được hiển thị ở danh sách phía dưới.
• Nếu không tồn tại dữ liệu tìm kiếm thì không có kết quả nào hiển thị trên danh sách.
• Phân trang:
• Mỗi trang sẽ hiển thị 10 hóa đơn.
• Kích chuột vào số trang ở phía dưới để nhảy đến trang mong muốn (Ví dụ: kích chuột vào số 2 để nhảy đến trang 2).
• Kích chuột vào nút để đến trang liền sau của trang hiện tại.
• Kích chuột vào nút để đến trang liền trước của trang hiện tại.

• 5.2. Thêm hóa đơn “ Tạo mới “

  - Bước 1: Từ màn hình Danh sách hóa đơn kích chọn ”Tạo mới”. Màn hình Tạo mới hóa đơn sẽ được hiển thị.

  

  

  -Bước 2: Nhập các thông tin tương ứng.

• Yêu cầu bắt buộc nhập: Tên hóa đơn, Ký hiệu, Địa chỉ đơn vị, Tên khách hàng, Hình thức thanh toán, Danh sách các sản phẩm.
• Tên hóa đơn được hệthống lấy từtên mặc định hóa đơn của mẫu đăng ký đã chọn. Người dùng có thể sửa.
• Mã số thuế, Đơn vị, Địa chỉ sẽ được hệ thống lấy từ thông tin đơn vị. Trong đó Mã số thuế, và Đơn vị NSD không được sửa. NSD có thể sửa Địa chỉ.
• Mẫu số được lấy từ mẫu số đã chọn từ trang Danh mục hóa đơn, NSD không được sửa.
• Tên khách hàng sẽ được hệ thống gợi ý (các khách hàng trong hệ thống có tên chứa chuỗi khách hàng nhập vào). Khi NSD chọn một khách hàng mà hệ thống gợi ý thì các thông tin về khách hàng như Mã số thuế, Địa chỉ, Số điện thoại, Mã khách hàng sẽ được hệthống tự lấy từ thông tin khách hàng. NSD có thể sửa các thông tin này.
• Nhập danh sách dịch vụ, hàng hóa: Khi NSD nhập vào tên hàng hóa, dịch vụ sẽ được hệ thống gợi ý (Các hàng hóa, dịch vụ trong hệ thống có tên chứa chuỗi khách hàng nhập).
• Nếu NSD chọn 1 hàng hóa, dịch vụ được gợi ý thì hệ thống tự lấy ra các thông tin như: Đơn vị tính, Số lượng, Đơn giá.
• Xóa hàng hóa, dịch vụ: Chọn 1 hàng hóa, dịch vụ trên danh sách, sau đó kích chuột vào  trên dòng tương ứng. Hàng hóa, dịch vụ đó sẽ được xóa khỏi danh sách.

• - Bước 3: Kích chọn Lưu để thêm mới hóa đơn với các thông tin như đã nhập. Kích chọn Hủy để trở về trang Danh sách hóa đơn.

  5.3. Sửa thông tin hóa đơn

  - Chú ý:Chỉ được sửa thông tin của hóa đơn khi hóa đơn vừa tạo lập, hóa đơn đã phát hành thì không được phép sửa.

  - Bước 1: Chọn một hóa đơn trên danh sách ở trang Danh sách hóa đơn. Kích chuột vào  trên dòng tương ứng. Màn hình Sửa thông tin hóa đơn sẽ hiển thị.

   

  - Bước 2: NSD có thể sửa tất cả các thông tin về hóa đơn trừ Tên hóa đơn, Mã số thuế đơn vị, Đơn vị, Mẫu số.

• Các yêu cầu nhập và các dữ liệu bắt buộc nhập giống như phần Thêm mới hóa đơn.

• - Bước 3: Kích chọn Lưu để lưu lại các thông tin của hóa đơn đã được sửa đổi.

  - Kích chọn Hủy để trở về trang Danh sách hóa đơn.

  5.4. Xóa hóa đơn

  - Bước 1: Chọn 1 hóa đơn trên danh sách ở trang Danh sách hóa đơn. Kích chuột vào  trên dòng tương ứng. Khi đó hệ thống sẽ hiển thị cửa sổ yêu cầu NSD xác nhận việc xóa hóa đơn.

  

  - Bước 2:

• Nhấn nút Xóa nếu thực sự muốn xóa hóa đơn này.
• Nhất nút Hủy để bỏ qua việc xóa hóa đơn và quay lại trang “Danh sách hóa đơn”
• Nếu xóa thành công thì hóa đơn đó sẽ bị xóa khỏi hệ thống. Hệ thống đưa ra thông báo “Xóa thành công.”
• Nếu gặp lỗi trong quá trình xóa hệ thống sẽ đưa ra thông báo “Xóa không thành công.”

•  

  5.5. Xem thông tin chi tiết hóa đơn

  - Chọn 1 hóa đơn trên danh sách ở trang Danh sách hóa đơn. Kích chuột vào ở dòng tương ứng. Màn hình Xem thông tin chi tiết hóa đơn sẽ hiển thị.

  - Nếu hóa đơn hợp lệ: phần nhân viên giao dịch ký sẽhiển thị hình ảnh chữ ký của đơn vị phát hành hóa đơn, với khách hàng là đơn vị kế toán thì phần người nộp tiền sẽ hiển thị hình ảnh chữ ký của khách hàng. Nếu hình ảnh chữ ký chưa được thiết lập thì sẽ hiển thị hình ảnh mặc định của hệ thống.

  - Nếu hóa đơn không hợp lệ hệ thống sẽ đưa ra thông báo cho NSD.

• Thành tiền sẽ được hệ thống tự tính từ Đơn giá và Số lượng.
• Hệ thống sẽtự tính Tổng tiền dịch vụ, và từ Tổng tiền dịch vụ và Tiền thuế GTGT hệthống sẽ tự tính Tổng cộng tiền thanh toán.
• Hệ thống cũng tự động đọc số tiền ra chữ.

   

  - Kích chuột vào nút “Hủy” ở phía trên góc phải dưới của màn hình để thoát khỏi trang xem hóa đơn, trở về trang Danh sách hóa đơn.

  5.6. Phát hành hóa đơn cho khách hàng

• Duyệt hóa đơn ( sau khi kiểm trả các hóa đơn đã đầy đủ và chính xác thông tin. Tiếp theo NSD duyệt hóa đơn )

• *. Duyệt từng hóa đơn.

  Chọn hóa đơn muốn duyệt sau đó tich vào biểu tượng     sau đó bấm và duyệt

  *. Duyệt hàng loạt hóa đơn

  - Bước 1: Tích chọn vào checkbox trên dòng tương ứng của các hóa đơn mới tạo lập muốn duyệt Danh sách hóa đơn.

  

  - Bước 2: Kích chọn   để duyệt hàng loạt

• Phát hành hóa đơn

• *. Phát hành từng hóa đơn

  Chọn hóa đơn muốn phát hành sau đó kích vào biểu tượng   rồi chọn ký và chọn chữ ký số ( nhập mã Pin của chữ ký số )

  * Phát hành hàng loạt hóa đơn

  - Mục đích: Phát hành các hóa đơn mới tạo lập trong hệ thống trong khoảng thời gian nhất định.

  - Các bước thực hiện:

  - Bước 1: Từ màn hình giao diện hệ thống kích chọn Quản lý hóa đon =>Quản lý hóa đơn. Màn hình sẽ được hiển thị.

  

  o Bước 2:  Kích vào nút ký như hình vẽ

  o Bước 3: Kích chọn để thực hiện phát hành

• 7. Gửi Hóa đơn cho khách hàng.

• *. Gửi qua Email:

  Bước 1: Kích vào biểu tượng   của hóa đơn cần gửi ( màn hình hiện thị )

  

  Bước 2:  Kích vào nút   sau đó gõ vào địa chỉ email của khách hàng rồi gửi đi.

  *. Tải file Pdf về gửi cho khách hàng ( kích vào biểu tượng tải Pdf ) sau đó lưu lại trên máy tính.

  *. In hóa đơn chuyển đổi cho khách hàng

  Bước 1: Kích vào biểu tượng   của hóa đơn cần gửi

  

  Bước 2: kích vào  sau đó chọn “ In hóa đơn chuyển đổi “ ( chú ý hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử chỉ in được một lần duy nhất ).

•