- #
Theo quy định mới của Chính Phủ, kể từ 2018 doanh nghiệp bắt buộc áp dụng hóa đơn điện tử thay vì hóa đơn giấy. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp vẫn còn bỡ ngỡ, chưa nắm được quy trình sử dụng hóa đơn điện tử đúng luật hóa đơn.
Theo khoản 01 điều 07 thuộc Thông tư 32/2011/TT-BTC quy định khởi tạo hóa đơn là tạo định dạng, thiết lập đầy đủ các tiêu thức, thông tin của bên bán, bên mua và các thông tin cần thiết về giao dịch. Quy trình sử dụng hóa đơn gồm 06 bước: lựa chọn nhà cung cấp phần mềm hóa đơn, lập quyết định áp dụng hóa đơn điện tử, xin cấp phép và chờ phản hồi từ cơ quan thuế, khởi tạo và chỉnh lý, gửi tới bên mua, lưu trữ
Những bước dưới đây doanh nghiệp chỉ cần thực hiện 01 lần trước khi phát hành hóa đơn lần đầu tiên, sau đó không cần lập lại.
Doanh nghiệp cần đưa ra quyết định chính thức áp dụng hình thức hóa đơn điện tử và thông báo quyết định đó dưới dạng văn bản.
Doanh nghiệp chuẩn bị hồ sơ đăng ký phát hành hóa đơn điện tử gồm: Quyết định sử dụng hóa đơn điện tử; Thông báo phát hành hóa đơn điện tử và Hóa đơn mẫu sau đó nộp lên cơ quan thuế qua mạng hoặc gửi trực tiếp.
Căn cứ theo Thông tư 37/2017/TT-BTC ngày 27/04/2017, nếu sau 02 ngày làm việc mà cơ quan thuế không có phản hồi bằng văn bản về việc sử dụng hóa đơn điện tử của doanh nghiệp. Khi đó doanh nghiệp được phép xuất hóa đơn điện tử một cách hợp pháp.
Doanh nghiệp nên chủ động tìm cho mình một đơn vị cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử được Tổng Cục Thuế chứng nhận, đảm bảo uy tín, chất lượng cao, bảo mật tốt và phù hợp với mô hình kinh doanh thực tiễn của doanh nghiệp để đạt hiệu quả cao nhất cũng như được hỗ trợ tận tâm về mọi vấn đề liên quan đến hóa đơn hoặc thuế.
Sau khi đã thực hiện những bước chuẩn bị cần thiết, quy trình sử dụng hóa đơn điện tử vô cùng đơn giản và thuận tiện cho mọi doanh nghiệp
Khi phát sinh giao dịch với bên mua, doanh nghiệp xuất hóa đơn từ phần mềm, tiến hành điền mọi thông tin cần thiết vào hóa đơn như tiêu thức, số lượng, nội dung giao dịch,…
Doanh nghiệp sử dụng chữ ký điện tử để ký số vào hóa đơn trước khi gửi tới tay khách hàng. Nhiều phần mềm hỗ trợ ký số theo lô.
Doanh nghiệp gửi hóa đơn điện tử tới tay khách hàng thông qua tin nhắn điện thoại, thư điện tử email, thông báo trên website,….
Doanh nghiệp giữ lại bản sao hóa đơn điện tử và lưu trữ trên hệ thống để có thể kiểm tra, kê khai thuế khi cần thiết
