- #
Thế nào là hóa đơn điện tử hợp pháp và hợp lệ? Sử dụng, lưu trữ, và chỉnh lý hóa đơn điện tử như thế nào tiện ích nhất và không vi phạm quy định của pháp luật là điều bộ phận kế toán của doanh nghiệp cần hiểu rõ để thực hiện chính xác.
Hóa đơn điện tử hợp pháp nghĩa là bản hóa đơn đó tuân thủ đúng theo các quy định của pháp luật: doanh nghiệp, tổ chức kinh doanh phải tiến hành đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử và nhận được sự cấp phép của Bộ Tài Chính. Đồng thời, thông tin về khoản chi – khoản thu trên hóa đơn điện tử có đầy đủ chứng từ chứng minh, không chi khống thu khống. Hóa đơn điện tử không hợp pháp là hóa đơn giả mạo, hóa đơn chưa đăng ký trên hệ thống và hóa đơn chưa thông báo phát hành.
Sử dụng hóa đơn điện tử bất hợp pháp là trường hợp lập khống hóa đơn điện tử, sử dụng hóa đơn điện tử của hàng hóa/dịch vụ này để chứng minh cho hàng hóa/dịch vụ khác; lập hóa đơn điện tử phản ánh giá trị thanh toán thấp hoặc cao hơn giá trị thực tế, sử dụng hóa đơn điện tử quay vòng trong trường hợp vận chuyển hàng hóa lưu thông.
Hóa đơn điện tử hợp lệ là hóa đơn hợp pháp, tuân thủ đầy đủ các quy định về nội dung, tiêu thức, kí hiệu của Chính Phủ và Bộ Tài Chính và đảm bảo sự toàn vẹn thông tin trên hóa đơn điện tử
Trong quá trình sử dụng, doanh nghiệp có thể mắc một số sai phạm khiến hóa đơn điện tử hợp pháp nhưng chưa hợp lệ như:
Hiện nay, có nhiều phần mềm hỗ trợ doanh nghiệp trong việc sử dụng hóa đơn điện tử một cách nhanh chóng, chính xác và uy tín. Trong đó, có thể kể đến phần mềm cung cấp hóa đơn điện tử Tamviet-Invoice.
Để tra cứu tính hợp pháp của một hóa đơn điện tử, doanh nghiệp thực hiện các công đoạn sau:
Nếu hiển thị đầy đủ thông tin của doanh nghiệp bán hàng hoá dịch vụ và thông tin hoá đơn thì hoá đơn đó là hợp lệ. Trong trường hợp chỉ có “Thông tin người bán hàng hóa dịch vụ” và không có thông tin hóa đơn thì doanh nghiệp đó chưa tiến hành thông báo phát hành hóa đơn, hóa đơn đó chưa hợp pháp.
